Données personnelles et RGPD

Pour les données de vos clients, votre commerce est responsable du traitement et Fidélitas agit comme sous-traitant : nous hébergeons et traitons ces données uniquement pour faire fonctionner votre programme, selon vos réglages.

Le contrat de sous-traitance

Il fait partie des conditions générales : c'est l'annexe « Traitement des données pour le compte du Client », sur la page Conditions d'utilisation (lien en bas du site). Elle décrit les données traitées, les mesures de sécurité, les sous-traitants ultérieurs (hébergement dans l'Union européenne, Stripe, Amazon Web Services pour l'envoi des emails, Google Workspace pour les emails reçus par Fidélitas, Brevo pour les SMS, Apple et Google pour les cartes Wallet) et la fin du traitement. Gardez-en une copie et mentionnez Fidélitas dans votre registre des traitements.

Les données collectées

Prénom, nom (facultatif), téléphone et/ou email, date d'anniversaire (facultative), historique des visites et des récompenses, consentements. Les Notes de la fiche client ne sont visibles que par vous et votre équipe : n'y écrivez rien de sensible.

Le consentement marketing

Donner un téléphone ou un email pour créer sa carte ne vaut jamais accord pour recevoir des offres.

• Inscription par QR code : cases facultatives, jamais pré-cochées.
• Ajout depuis l'espace commerçant : cochez Accepte les emails marketing ou Accepte les SMS marketing seulement si le client vous l'a dit.
• Import CSV : aucun consentement par défaut.

Les campagnes ne partent qu'aux clients qui ont accepté les emails (ou les SMS pour une campagne SMS). Les messages liés au programme (bienvenue, récompense débloquée) restent autorisés. Les SMS partent seulement du lundi au samedi, de 8 h à 20 h, hors jours fériés, avec une mention STOP.

Les droits de vos clients

• Accès et portabilité : fiche client, Export RGPD. Vous obtenez un fichier JSON à transmettre au client.
• Rectification : fiche client, Modifier.
• Opposition : chaque email contient un lien de désinscription. Le lien Mes préférences de communication, en bas de la carte, ouvre une page où le client active ou coupe les emails, les messages sur sa carte, les SMS, ou choisit Ne plus rien recevoir. Ses choix sont enregistrés avec leur date. Vous pouvez aussi décocher un consentement via Modifier.
• Effacement : fiche client, Supprimer, puis Anonymiser (données personnelles effacées, statistiques conservées, cartes Wallet supprimées) ou Supprimer définitivement. Réservé au propriétaire. La page de préférences invite le client à s'adresser à vous pour supprimer ses données.

Conservation

L'anonymisation se fait client par client, depuis la fiche. Répondez aux demandes rapidement. Comme l'annonce la politique de confidentialité, un client sans aucune activité depuis 3 ans (ni visite, ni inscription) est anonymisé automatiquement. À la fin de votre abonnement, l'annexe prévoit la suppression ou l'anonymisation des données de vos clients dans les 90 jours suivant la clôture du compte. L'export se fait client par client : il n'existe pas encore d'export global de la base.

À savoir

Cet article explique les outils de Fidélitas ; il ne remplace pas un conseil juridique. Pour vos obligations propres (information de vos clients, registre, durées de conservation), rapprochez-vous de la CNIL ou, en Suisse, du PFPDT.